Umowa Operatorska EDI

zawarta w Gliwicach pomiędzy:

Vattenfall Business Services Poland Sp. z o.o z siedzibą w Gliwicach przy ul. Wybrzeże Armii Krajowej 19b wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Gliwicach X Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000107995, NIP 631-10-23-472 o kapitale zakładowym 296.400,00 PLN 44-100 Gliwice, ul. Barlickiego 2 – adres do korespondencji

reprezentowana przez:

Karol Janosz - Prezes Zarządu uprawnionego do reprezentowania Spółki

zwaną dalej Operatorem

a

odbiorcą energii elektrycznej na podstawie zawartej umowy kompleksowej dostarczania energii elektrycznej lub umowy sprzedaży energii elektrycznej lub umowy dystrybucji energii elektrycznej

zwanym dalej Klientem.

DEFINICJE

Na potrzeby Umowy, następujące pojęcia przyjmują określone poniżej znaczenie:
1. EDI - elektroniczna transmisja pomiędzy systemami informatycznymi Zamawiającego i Dostawcy, danych o komercyjnym i administracyjnym charakterze, z wykorzystaniem ustalonego standardu, który określa strukturę komunikatu EDI,
2. Komunikat EDI - składa się z segmentów, uporządkowanych zgodnie z ustalonym standardem, utworzonych w formacie czytelnym dla systemu informatycznego i umożliwiających ich automatyczne i jednoznaczne przetworzenie,
3. EANCOM UN/EDIFACT - zestaw ustalonych standardów, katalogów i wytycznych odnośnie elektronicznej wymiany danych strukturalnych, a w szczególności wymiany związanej z handlem towarami i usługami, pomiędzy niezależnymi komputerowymi systemami informatycznymi,
4. Nadawca - Strona wysyłająca komunikat EDI,
5. Odbiorca - Strona odbierająca komunikat EDI,
6. Potwierdzenie otrzymania - procedura, zgodnie, z którą z chwilą otrzymania komunikatu EDI sprawdzana jest jego składnia i semantyka a odbiorca wysyła jego potwierdzenie (jeśli jest wymagane),
7. Pisemna forma dokumentów - oznacza formę dokumentów inną niż EDI, w szczególności tradycyjną formę pisemną,
8. Vattenfall Bussines Sales Poland Sp. z o.o. – operator,
9. Vattenfall Sales Poland Sp. z o.o. strona umowy kompleksowej dostarczania energii elektrycznej lub sprzedaży energii elektrycznej lub Vattenfall Distribution Poland S.A. – strona umowy dystrybucji energii i adresaci udzielonych zgód.

Artykuł 1

1. Niniejsza Umowa definiuje podstawowe zasady organizacyjne i techniczne dotyczące uruchomienia i funkcjonowania systemu elektronicznej wymiany danych pomiędzy Stronami Umowy.
2. Operator oświadcza, że zastosowana technologia przesyłania danych gwarantuje autentyczność danych i integralność ich treści.
3. Treść niniejszej umowy została oparta na Europejskiej Umowie Modelowej EDI – w tym na załączniku technicznym – o której mowa w § 4 pkt. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie sposobu i warunków wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także zasad przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną (Dz. U. 2005 r., Nr 133, poz. 1119).
4. Ustalenia o charakterze technicznym zawarte zostały w Załączniku Nr 1.
5. Operator oświadcza, że działa na podstawie udzielonych pełnomocnictw przez spółkę/spółki będące stroną kompleksowej umowy dostarczania energii elektrycznej (Vattenfall Sales Poland Sp. z o.o. – dalej VSP) lub odpowiednio umów sprzedaży energii elektrycznej (Vattenfall Sales Poland Sp. z o.o.) lub dystrybucji energii elektrycznej (Vattenfall Distribution Poland S.A. – dalej VDP).
6. Adresatem udzielonych na podstawie niniejszej umowy zgód są odpowiednie spółki, o których mowa w ust. 5.

Artykuł 2

1. Strony zawierają umowę o udostępnienie systemu EDI w celu jego wykorzystania do przekazania akceptacji (zgody) na wystawianie faktur elektronicznych, o której mowa w § 3 ust. 1 powołanego w art. 1 rozporządzenia oraz do wyrażania zgody na korzystanie z systemu e-płatności, jak również do odwołania udzielonych zgód.
2. Klient wyraża osobną akceptację na wystawianie faktur elektronicznych oraz na korzystanie z systemu e-płatności.
3. Umowę zawartą przez Internet strony uważają za ważną.
4. Klient zobowiązuje się do stosowania sytemu EDI udostępnionego przez Operatora w celu przekazania odpowiednio spółkom VSP i VDP zgody/cofnięcia zgody na elektroniczne fakturowanie i/lub korzystanie z systemu epłatności.
5. Operator zapewnia, iż wyrażenie zgody przez Klienta na wystawienie elektronicznej faktury za pośrednictwem EDI dostarczanym przez Operatora będzie uważane zarówno przez Operatora jak i spółki VSP/VDP za ważne i dokonane skutecznie.
6. Klient upoważnia Operatora do przekazania jego zgody na wystawienie elektronicznej faktury VAT drugiej stronie umowy kompleksowej dostarczania energii elektrycznej lub sprzedaży energii elektrycznej lub dystrybucji energii elektrycznej.

Artykuł 3

1. Strony zobowiązują się do terminowego, zgodnego z Załącznikiem nr 1 oraz innymi ustaleniami pomiędzy Stronami, wysyłania i odbierania wiadomości EDI.
2. Każda ze Stron ponosi pełną odpowiedzialność za skutki błędnego lub nieterminowego przetwarzania Komunikatów EDI przez własne lub obce, pracujące na rzecz danej Strony, systemy informatyczne w tym systemy transmisyjne, systemy EDI.
3. Strony zgadzają się traktować wszystkie wiadomości przesłane w systemie EDI jako obowiązujące i zgadzają się przyznać im taki sam status jak informacjom przesyłanym w pisemnej formie dokumentu, za wyjątkiem przypadków, w których może być udowodnione, że Komunikat EDI jest uszkodzony w wyniku błędu technicznego urządzenia, systemu lub linii przesyłowej oraz przypadków, w których prawo zastrzega zachowanie formy szczególnej.
4. Strony zobowiązują się, że w przypadku sporu ewidencje Komunikatów EDI będą mogły być dopuszczone przez sąd jako dowód i będą stanowiły potwierdzenie faktów w nich zawartych.

Artykuł 4

1. Komunikaty EDI zostaną przetworzone możliwie najszybciej po otrzymaniu, jednak w każdym przypadku przed upływem 1 dnia roboczego.
2. O ile druga strona tego nie zażąda, potwierdzenie otrzymania nie jest wymagane.
3. Jeśli wymagane jest potwierdzenie, Operator zagwarantuje, że potwierdzenie zostanie wysłane w ciągu jednego dnia roboczego od chwili otrzymania komunikatu EDI, którego otrzymanie ma być potwierdzone. Dzień roboczy oznacza dzień za wyjątkiem soboty, niedzieli i każdego zadeklarowanego dnia ustawowo wolnego od pracy w zamierzonym miejscu otrzymania komunikatu EDI.
4. Operator nie przystąpi do przetwarzania zawartości komunikatu EDI, dopóki nie zostanie wysłane takie potwierdzenie.
5. Jeśli Klient nie otrzyma potwierdzenia otrzymania komunikatu w wyznaczonym czasie, może potraktować komunikat EDI za nieważny i powiadomić o tym Operatora w ciągu 3 godzin od upływu limitu czasowego określonego w pkt 3. W przypadku nie powiadomienia w wyznaczonym terminie komunikat EDI uważa się za ważny.
6. Klient może ponownie wyrazić zgodę za pomocą EDI.

Artykuł 5

1. Operator jest obowiązany wdrożyć i utrzymywać procedury i środki bezpieczeństwa w celu zagwarantowania ochrony komunikatów EDI przed zagrożeniem w postaci nieuprawnionego dostępu, modyfikacji, opóźnienia, zniszczenia lub utraty danych.
2. Procedury i środki bezpieczeństwa obejmują weryfikację pochodzenia, weryfikację integralności danych oraz poufność komunikatów EDI. Użycie procedur i środków bezpieczeństwa dla celów weryfikacji pochodzenia i weryfikacji integralności danych, mających na celu identyfikację Klienta komunikatu EDI i upewnienie się, otrzymany komunikat EDI jest kompletny i nie został naruszony, jest obowiązkowe dla każdego komunikatu EDI.
3. Jeśli zastosowanie procedur i środków bezpieczeństwa powoduje odrzucenie komunikatu EDI lub wykrycie w nim błędu, Operator poinformuje o tym fakcie Klienta w czasie 8 godzin. Operator nie przystąpi do przetwarzania zawartości odrzuconego lub zawierającego błędy komunikatu EDI, dopóki nie otrzyma zaleceń od Klienta.
4. Nadawca jest odpowiedzialny za kompletność, terminowość i zgodność z obowiązującym standardem wysyłanych Komunikatów EDI.

Artykuł 6

1. Operator zapewnia, że komunikaty EDI zawierające zgodę/cofnięcie zgody są poufne i dostępne wyłącznie Operatorowi oraz stronom umowy o sprzedaż energii elektrycznej lub kompleksowej umowy dostarczania energii elektrycznej lub umowy dystrybucji energii elektrycznej jako takie będą utrzymywane w tajemnicy i nie będą ujawniane lub przesyłane do jakichkolwiek osób nieupoważnionych, ani wykorzystywane do celów innych niż zamierzone w niniejszej umowie.
2. Komunikaty EDI nie będą uważane za zawierające informacje poufne w zakresie, w jakim informacje takie są publicznie znane.

Artykuł 7

1. Operator będzie przechowywał komunikaty EDI wymienione pomiędzy stronami, przez czas nie krótszy niż wymagają stosowne przepisy.
2. Operator przechowuje komunikaty w formacie, w jakim zostały przesłane.
3. Operator gwarantuje, że komputerowe lub elektroniczne archiwa komunikatów EDI będą łatwo dostępne, a także, jeśli zajdzie taka potrzeba, możliwe będzie ich wydrukowanie.

Artykuł 8

1. Operator utrzyma środowisko eksploatacyjne w celu eksploatacji EDI zgodnie z postanowieniami niniejszej Umowy.
2. Komunikacja odbywa się za pośrednictwem protokołu HTTPS.

Artykuł 9

1. Operator zapewnia techniczną obsługę systemu EDI oraz następujące parametry i wymagania techniczne gwarantujące bezpieczeństwo komunikatów EDI:
(a) szczegółowe wymagania techniczne zawiera zał. nr 1 stanowiący integralną część umowy,
(b) standardem komunikatów EDI jest wewnętrzny standard Operatora,
(c) EDI wykorzystywany jest wyłącznie do przesyłania zgody/cofnięcia zgody i potwierdzania otrzymania komunikatu EDI,
(d) komunikaty EDI są przetwarzane wyłącznie przez Operatora oraz strony umowy o sprzedaż i dostarczanie energii elektrycznej,
(e) zabezpieczenie przed przechwyceniem i zmianą przesyłanych danych stanowi protokół HTTPS, identyfikacja podmiotów odbywa się poprzez weryfikację numeru NIP lub KRS lub PESEL lub adres e-mail,
(f) Operator prowadzi regularną weryfikację sprawności systemu,
(g) Operator prowadzi rejestrację komunikatów EDI,
(h) potwierdzenie otrzymania komunikatu EDI odbywa się w ciągu 1 dnia roboczego,
(i) przekazanie informacji przez Klienta o uznaniu komunikatu EDI za nieważny z uwagi na brak potwierdzenia – 3 godziny od upływu terminu 1 dnia roboczego liczonego od wysłania komunikatu EDI,
(j) przesłanie informacji do Klienta o odrzuceniu komunikatu EDI lub wystąpienia w nim błędu w ciągu 8 godzin od wysłania komunikatu EDI,
(k) rozwiązywanie problemów technicznych związanych z brakiem dostępności do sytemu EDI następuje w ciągu 1 dnia roboczego.
2. Utrudnienia w korzystaniu z EDI zgłaszane są pod adres poczty elektronicznej customerservices@vattenfall.pl
3. Wybór odpowiedniego sprzętu i oprogramowania leży w gestii Stron, przy czym ponoszą one pełną odpowiedzialność za spowodowane po swojej stronie ewentualne zakłócenia w przesyłaniu Komunikatów EDI i skutki wynikłe z niezgodności, nieprawidłowej konfiguracji i błędów zastosowanego sprzętu i oprogramowania.

Artykuł 10

Operator odpowiada za działania podmiotów, które wykonują czynności związane z realizacją niniejszej umowy, jak w takim samym zakresie jak za własne działania.

Artykuł 11

Bez uszczerbku dla wszelkich obowiązkowych praw krajowych, które mogą mieć zastosowanie wobec stron w odniesieniu do rejestracji i przechowywania komunikatów EDI lub poufności i ochrony danych osobowych, niniejsza Umowa podlega prawu polskiemu, a sądem właściwym jest właściwy dla siedziby Operatora.

Artykuł 12

1. Umowa wchodzi w życie z chwilą jej akceptacji przez Klienta za pośrednictwem strony internetowej.
2. O wszelkich zmianach umowy Klient zostanie poinformowany. W przypadku wprowadzenia zmian, o których Klient nie zostanie poinformowany, uważa się, że postanowienia te nie dotyczą Klienta.
3. Każda ze stron może rozwiązać Umowę za jednodniowym wypowiedzeniem, poprzez przesłanie wiadomości na adres poczty elektronicznej: indywidualni@vattenfall.pl.
4. W przypadku uznania nieważności któregokolwiek artykułu lub części Umowy, pozostałe artykuły zachowują pełną moc i skuteczność.

Załącznik Nr 1

Załącznik techniczny do umowy operatorskiej EDI

Na podstawie: Europejskiej Modelowej Umowy o EDI (w skrócie: EMUoE)

1. Standardy EDI (Art. 2.3 i 2.4.) Komunikaty dotyczące zgód klienta wobec Vattenfall wymieniane pomiędzy Klientem i Vattenfall są zgodne z międzynarodowym standardem EDI: UN/EDIFACT opracowanym i przyjętym przez Europejską Komisję Gospodarczą przy Organizacji Narodów Zjednoczonych. Komunikat ten spełnia wymogi określone w pkt. 2.3 oraz 2.4 EMUoE.
2. Potwierdzenie otrzymania (Art.5 pkt. 5.1, 5.2, 5.3, 5.4). Artykuł 5 EMUoE wskazuje, że standardowo potwierdzenie otrzymania dokumentu elektronicznego nie jest wymagane, podobnie jak w przypadku dokumentów wysyłanych drogą pocztową.
2.1. Wymagane terminy - w przypadku, gdy nadawca komunikatu nie wymaga potwierdzenia odbioru:
(a) Odbiorca komunikatu dokona możliwie najszybciej odbioru komunikatu, jednak w czasie nie dłuższym niż 24 godziny od zarejestrowania komunikatu w Systemie EDI odbiorcy.
(b) W przypadku niepoprawnego przetworzenia komunikatu ze względu na negatywną weryfikację zgodności komunikatu z przyjętym formatem EDI, odbiorca komunikatu (Vattenfall) poinformuje nadawcę komunikatu (Klienta) w terminie 7 dni roboczych od momentu stwierdzenia niezgodności z formatem EDI o niepoprawnym przetworzeniu komunikatu i przekaże mu dane niezbędne do podjęcia działań mających na celu umożliwienie odbioru komunikatu.
(c) W przypadku niepoprawnego przetworzenia komunikatu ze względu na negatywną weryfikację zgodności komunikatu z przyjętym formatem EDI, nadawca komunikatu dołoży wszelkich starań w celu ustalenia przyczyny i wyeliminowania zaistniałego problemu oraz ponownego przesłania tego komunikatu w terminie 14 dni roboczych od momentu otrzymania informacji o niepoprawnym przetworzeniu komunikatu od odbiorcy.
(d) W przypadku niepoprawnego przetworzenia komunikatu ze względu na brak możliwości przetworzenia zarejestrowanego komunikatu w Systemie EDI odbiorcy, odbiorca komunikatu dołoży wszelkich starań w celu ustalenia przyczyny i wyeliminowania zaistniałego problemu oraz Odbioru komunikatu w terminie 14 dni roboczych od momentu zarejestrowania komunikatu w Systemie EDI odbiorcy.
(e) W przypadku niepowodzenia działań naprawczych, o których mowa powyżej, odbiorca wysyła nadawcy żądanie przesłania duplikatu w formie papierowej).
3. Bezpieczeństwo komunikatów EDI (Art. 6.1, 6.2, 6.3). Komunikaty przesyłane od klienta będą odczytywane jedynie przez VATTENFALL. Komunikacja następuję pomiędzy klientem a Vattenfall. Odpowiedzialność na poszczególnych odcinkach trasy przesyłania komunikatu prezentuje tabela nr 1